「freee会計なら、記帳業務を自動化できます」
「『自動で経理』で、記帳作業はもう不要です。」
freeeを導入する際、このような文章に惹かれてfreeeを選んだものの、
このようなお悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか。
このブログではそんな方々向けに、自動化を実現するための「自動登録ルール」の作り方から、作る際のコツまで詳しくご紹介します。
これからfreeeを使われる方、freeeを使いこなされている方にも有用なブログとなっておりますので、ぜひご一読ください。
「自動で経理」で取引を登録する際に、取引登録・入力内容の推測をするためのルールです。
あらかじめ「こういう内容の明細は、このような取引を登録／推測する」というルールを作成します。
自動で経理とは？
銀行口座やクレジットカード等をfreeeと連携して同期することで利用履歴を取り込み、取り込んだ明細をカンタンに帳簿付けできる機能です。
自動登録ルールを正しく作ることができれば、連携している銀行口座・クレジットカードの帳簿付けが圧倒的に速くなります。
ルールを作れば作るほど手作業での取引登録が不要となり、処理時間を大幅に削減することができます。
手作業での明細の登録が不要になることで、入力ミスを防ぐことができます。
また、経理担当者が複数いる場合などの勘定科目やタグの付与のブレ、入力忘れを防げます。
他社のクラウド会計ソフトでも、自動で仕訳をするルールを作成できます。
しかし、登録まで行ってくれるのは現時点でfreeeだけです。
他ソフトでは、推測まではしてくれても登録は手作業になることがほとんどです。
登録まで自動で行いたい場合は、迷わずfreeeを選びましょう！
自動登録ルールをうまく使いこなし、freeeのメリットを存分に活かすためには、以下の2つが大切です。
これらを、このブログでぜひ押さえてください。
自動登録ルールの作成方法は、2つあります。
「自動で経理」の画面にて取引を登録する際、「登録」を押すのではなく、一度「詳細」を開きましょう。
ルールとして設定したい勘定科目・タグを選択したら、「自動登録ルールとして設定」にチェックを入れた状態で「登録」をクリックします。
取引登録後、自動登録ルールの編集画面が開きます。
適用条件と、条件に一致したときに行う処理を設定しましょう。
ここで、処理方法を「取引を登録する」に設定しておくと、次回から自動で経理に新しい明細が取り込まれた際、自動的に登録されます。
［入力効率化］→［自動登録ルール］を開きます。
「新規作成」をクリックすると、新たにルールを作成できます。
また、今まで作成したルールの一覧もこちらの画面で確認することができます。
新たなルールを作成する際は、適用条件と、条件に一致したときに行う処理を設定しましょう。
取引内容には、銀行口座やクレジットカードの連携明細に表示される内容を入力します。
自動登録ルールをうまく使いこなし、freeeのメリットを存分に活かすためには、作る際にいくつかのコツを押さえることがとても大切です。
自動登録ルールを適用する条件のひとつに、取引内容の一致条件があります。
（部分一致・前方一致・後方一致・完全一致・指定なし）
「自動で経理」の画面から取引登録する際に作成したルールでは、デフォルトで「部分一致」になっています。
インボイス制度へ対応するためには、支払先ごとに適格請求書発行事業者であるかを登録しなければならないため、複数の会社が該当する名称を避けて登録をしましょう。
（例）
会社名の識別
店舗名の識別
自動登録ルールを適用する条件のひとつに、金額の範囲指定があります。
取引内容の文言が同じでも、金額によって異なる勘定科目や税区分・品目の処理が必要となる場合に有効です。
条件に一致したときに行う処理のひとつに、「取引を登録する」があります。
「取引を推測する」の場合、ルールに合致した内容を元に、推測された取引内容を「自動で経理」の画面で確認し、手動で「登録」を押す必要があります。
「取引を登録する」に設定することで、次回から「自動で経理」にルールに合致する明細が取り込まれた際、「登録」を押さなくても自動で取引登録まで行われます。
「取引を登録する」というルールを作れば作るほど、自動化に近づくのです！
インボイス制度が始まったことで、会計入力時に請求書や領収書への登録番号の記載の有無を確認し、税区分を選択しなければならなくなりました。
この対応の効率化のため自動登録ルールの作成では、適格請求書発行事業者との取引に「該当する」「該当しない」、「取引先情報に準拠」を指定することができるようになっています。
「該当する」「該当しない」は、その取引自体が適格請求書発行事業者との取引であるか（「適格」で処理）、否か（「非適格」で処理）を設定します。
「取引先情報に準拠」は、取引先タグを指定した場合、「取引先設定」において該当する取引先情報に「適格請求書発行事業者に該当する」のチェックが入っていれば「適格」、入っていなければ「非適格」で処理されるようになります。
［入力効率化］→［自動登録ルール］を開くと、今まで作成したルールの一覧を確認できます。
既存のルールの取引内容の一致条件（部分一致）や金額の指定範囲、処理方法、インボイス対応などに問題がないかを定期的に見直し、さらなる自動化を目指しましょう。
このような悩みをお持ちの方、今回お伝えした内容をもとに、是非自動登録ルールの作成を積極的に行ってみてください。
また、自動登録ルールは作っているけれどうまくルールが反映されない、という方は、作成したルールを見返してみましょう。
「部分一致」や「金額範囲指定」の活用をすることで、うまく反映されるようになるはずです。
自動登録ルールを作成し、自動で「取引を登録」することこそが、freeeで記帳業務を自動化するための大きな一歩です。
月次決算の早期化だけでなく、日次決算の実現もそう遠くないのではないでしょうか。
