freeeで一番効率的な経費精算の使い方！旅費交通費はこうして自動入力できる！

このブログでは、公共交通機関を利用して領収書が無い場合の経費申請の方法について、便利機能やポイントを踏まえて詳しく説明していきます。

既にfreee会計で経費精算を利用されている方や導入を検討されている方は、現在利用されている方法や業務フローと比較しながらご覧いただくと、より分かりやすいと思います。

まだfreeeを知ったばかりで概要や初期設定について知りたい方は、過去のブログをご確認ください。

▼お役立ち情報：freee会計経費精算の使い方～始める前に抑えるべき6つの設定～

公共交通機関利用分の経費申請方法

freeeで運賃を自動計算して経費申請をする

経費精算の画面にて、出発駅と到着駅から経路検索を行い、運賃を自動計算してそのまま経費申請することができます。

ブラウザとfreee経費精算アプリ（iOS/Android）で利用できる機能です。

初期機能としてfreee会計に備わっている機能のため、個別に連携設定をしなくても使えます。

ポイント

• 自動計算できる交通手段はバス・電車・有料特急です。空路・航路などの交通手段は計算には対応していません。
• 交通経路選択画面の「詳細設定」から、運賃種別や特急料金、利用した交通手段に関する指定をして経路検索することも可能です。
• 自動計算した金額は編集できないようになっているので、経費申請の不正防止ができます。
• 日付によって金額が変動する交通費の場合は、交通経路選択画面の「日付」を利用日にして検索することで、適正な金額の経路を選択することができます。

操作方法

• [発注・経費・支払]→[経費精算]を開き、「＋申請を作成」をクリック
• 「交通経路から経費入力」を選択
• 出発・到着を入力して「経路検索」を行い、経路を選択して申請

▼freeeヘルプセンター：経費精算を申請する

▼freeeヘルプセンター：【iOS】経費精算（申請・承認）をする

▼freeeヘルプセンター：【Android】経費精算（申請・承認）をする

通勤定期券を持っている社員が公共交通機関利用分の経費申請をする場合

freee人事労務にて各従業員情報に定期区間を登録しておくことで、定期区間を控除した金額による経費申請を自動で行うことができます。

※定期区間の設定については、freee人事労務は無料プランを含む全プランで対応しています。

▼freeeヘルプセンター：交通費の経費精算で定期区間控除を行う

freeeで交通系ICカードを読み込んで経費申請をする

freee経費精算アプリには、交通系ICカードをスマホにタッチすることで利用履歴を読み込み、経費申請ができる機能があります。

ICカードの読み込みはNFC（Felica）が搭載されている端末で可能です。

読み込みに対応しているICカードの種類は、下記ヘルプページに記載があります。

▼freeeヘルプセンター：【iOS】交通系ICカードで交通費の精算を行う

▼freeeヘルプセンター：【Android】交通系ICカードで交通費の精算を行う

ポイント

• 定期区間内の移動の料金はICカードに履歴自体が付かないので読み込まれません。
• スマホアプリでは電車・バスの利用履歴のみが読み込まれ、タクシーの利用や物販購入、チャージの履歴は読み込まれないようになっています。
• ICカード読み込みの際に、前回読み込み分との重複を自動で防止してくれます。

オススメ機能の紹介

電車やバスの利用頻度が高い方は、申請の「下書き保存」機能をオススメします。

ICカード自体の利用履歴は最大19件までしか保存できません。

ICカードの利用履歴が19件以上になる前にアプリで読み取りをし、申請の下書き保存をしておくことで、アプリ内には19件を超えての利用履歴の保存が可能です。

そして再び利用履歴が19件以上になる前に読み込みを行って申請の下書きを保存、という手順を繰り返します。

経費申請の締め切りまでに保存していた下書きを編集・申請することで、頻繁に交通機関の利用があっても申請漏れを防ぐことができます。

カレンダーの予定から経費申請をする

iOS端末の場合はアプリ「カレンダー」、Android端末の場合はアプリ「Googleカレンダー」と連携すると、場所情報が含まれている直近1か月間のカレンダー予定から、交通費を推測して経費申請を行うことができます。

カレンダー予定より「出発」「到着」「ルート」「金額」が自動的に推測され、申請候補のカードとして表示されます。

推測結果が意図したものではない場合は、各カード右上の［編集］から経路を変更することができます。

この機能を利用するには、自宅・会社の最寄り駅を登録しておく等の事前設定が必要です。

詳細は以下をご覧ください。

▼freeeヘルプページ：【iOS】予定から交通費の経費申請を行う

▼freeeヘルプページ：【Android】予定から交通費の経費申請を行う

freee人事労務にて各従業員の定期区間の設定をしている場合は、当該定期区間を控除した金額による経費申請を行うこともできます。

（iOSカレンダー）

（freee）

【番外編】会社の交通系ICカードを貸し出している場合にオススメの方法

経費精算を利用しない交通費の精算方法として、会社で発行した交通系ICカードを従業員に渡している場合には、freee会計に交通系ICカードを口座として登録し同期することで、カードの利用履歴を明細として取り込むことができます。

この方法を行うことで、申請承認などは挟まず、経理担当者がすぐに取引登録の作業に取り掛かれます。

メリット

• 電車バスの運賃以外にも、チャージ・購買などすべてのデータを取り込むことができます
• 経費計上漏れがなくなります

デメリット

• 経費申請機能を利用しないので、利用内容のチェックは経理担当者が取引登録時に行う必要があります

現在連携可能な交通系ICカードは以下の通りです。

• モバイルsuica
• PiTAPA
• スマートICOCA

まとめ

公共交通機関利用分の経費精算については、今回紹介した機能を上手く使うことで、手入力によるミス防止や申請内容チェックの負担軽減につながります。

freee会計で経費精算をするのなら、ぜひご活用ください！