このブログでは、初めて請求書を作る人のために、請求書の基礎知識とfreee請求書での請求書発行・管理について解説します。
そんな疑問にお答えします。
基本的なところは大丈夫、という方は、「freeeで請求書の発行・管理をする」の項目までお進みください。
請求書とは、商品やサービスを納品した後に、依頼主に対価（お金）を請求するために発行する書類です。
発行日、サービスの内容、金額、振込先など必要な項目を正しく記載する必要があります。
請求書に記載する内容には、「記載すべきもの」と「あると便利なもの」があります。
インボイス制度が始まった2023年10月以降、適格請求書には以下の6項目を記載することが必要です。
これらの項目を盛り込んで請求書を作成しましょう。
1. 書類作成者の氏名又は名称および適格請求書発行事業者の登録番号
2. 取引年月日
3. 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
4. 税率ごとに区分して合計した税込対価（又は税抜対価）の額及び適用税率
5. 税率ごとに区分した消費税額等
6. 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称
[令和6年4月1日現在法令等]
▼国税庁ホームページ：No.6625 適格請求書等の記載事項
以下の項目は、取引先とのやり取りや請求の管理上で必要となるため、一般的に記載されている項目です。自社の運用に応じて記載してください。
取引先から請求書の記載項目が指定されている場合は、その指定に合わせて作成しましょう。
7. 振込先口座情報
8. 支払期日
9. 請求書番号
10. 振込手数料の負担について
誤記や記載漏れが無いよう、正確に記載しましょう。
押印は必須ではありませんが、日本の商習慣として押印することが一般的です。
請求書を郵送する際は、送付状を同封する場合が多いです。
送付状には簡単な挨拶文のほか、同封する書類の内容を記載しておくと、受け取った側が書類に不足がないか確認できます。
メールで送る場合は、PDFなど内容を変更できない形式で送りましょう。
メール送付時は送付状の代わりにメール本文に必要な内容を記載しましょう。
請求書の送付履歴を残しましょう。
取引先から問い合わせがあった場合等に備え、いつどのように処理をしたのか確認できるようにしておくことが大切です。
また、送付履歴があれば、請求書の送付漏れが無いかの確認も行うことができます。
送付した請求書の控えを保存しましょう。
控えを保存しておくことで、請求書の再発行を依頼されたり修正が必要になったりした場合にスムーズに対応することができます。
送付した請求書に対応する入金があったかの管理を行いましょう。
請求内容と通帳等に記載された入金情報を突き合わせて、一覧表等で管理を行います。
ここからは、freee請求書で請求書の発行・管理をする方法や便利な点についてお伝えします。
請求書を作成・送付する際の具体的な操作方法については、下記の記事に詳しく記載していますので、是非ご確認ください。
▼お役立ち情報：これさえ押さえれば大丈夫！freeeで請求書を作成するための3ステップ
【ポイント】
「請求書に社印を載せたいけれど、どうやってデータ化すればいいか分からない･･･」
そんな方のために、社印をデータ化する方法を2つご紹介します。
社印を白紙に押印し、写真やスキャンで取り込んで加工する方法です。
この方法のポイントは、
①社印の部分のみをトリミングすること
②背景を透過させること
の2点です。
Excelで作成する場合、
①は、図の形式＞トリミングで、印鑑ギリギリのサイズに合わせて画像を切り取ればすればOKです。
②は、図を選択して、図の形式＞色＞透明色を指定で背景部分を選択します。
なおこの方法では、背景にムラがあるとうまくいかないので、なるべく均一なデータを用意するようにしましょう。
デジタル社印を作成できるソフトを使って作成する方法もあります。
無料版と有料版がありますので、自社に合ったものを探してみてください。
free請求書では、作成した請求書について自動的に控えを保存してくれるため、保存漏れがありません。
請求書の一覧から該当の請求書をクリックして開くと、簡単に請求内容の確認ができます。
また、freee請求書では電子帳簿保存法の要件を満たした状態で請求書を保存することができるため、法令対応の点でも安心です。
▼freeeヘルプセンター：請求書などの受発注書類を電子保存する（電子帳簿保存法）
freee請求書では、作成した請求書を取引先へ送ったかどうか、送付ステータスの記録ができます。
請求書の送付が完了したら、該当の請求書画面でステータスを「送付済み」に変更します。
メール送付をした場合には自動でステータスが「送付済み」に変わりますが、PDFダウンロード等をした場合には手動でステータスを変更することが必要です。
送付ステータスは請求書の一覧画面で表示されるので、送付漏れがないかを一目で確認することができます。
また、メール送付や郵送代行を利用した場合には、該当の請求書画面から、送付日や取引先が請求書をダウンロードした日付を確認することもできます。
メールアドレスの誤り等の理由によりメールが送付できなかった場合には、請求書の一覧画面で警告アイコンが表示されるため、確認ができて便利です。
freee会計を利用している場合には、請求金額が確定したら、freee請求書からfreee会計へ取引連携をして、freee会計で債権管理を行うことができます。
freee会計で入金があった旨の登録（債権の消込）を行うと、決済ステータスがfreee請求書へも自動で連携され、請求書の一覧画面で入金済みかどうかを確認できます。
▼freeeヘルプセンター：決済ステータスの会計連携について
決済ステータスの変更はfreee請求書上で手動で行うこともできます。
請求書の基礎知識とfreeeでの請求書発行・管理についてご説明しました。
freee請求書では必要な項目を網羅した請求書が作成でき、送付履歴や控えの保存・入金管理など、請求業務全般に対応しています。ぜひご活用ください。
株式会社エスアンドシーでは、freee請求書の導入や活用のサポートも行っています。
ご興味がある方は、是非一度お問合せください。
