行政書士法人近藤事務所

御社の事業についてお聞かせください

名前のとおり行政書士業なんですが、得意としている分野は建設業者様、廃棄物の処理業者様の許認可申請の代行サービスですね。

書類の作成や期限管理を行っています。

福島市を中心に、建設業者様と廃棄物処理業者様が抱えている様々なご相談を受けて対応させていただいています。

昭和61年に創業した事務所を、2010年に引き継ぎました。行政書士事務所単体で考えると、福島市内では規模として大きいのではないかと思います。

2011年の震災以降、建設業者様からのご相談も多く毎年300件近くの会社様のお手伝いをさせていただいております。

▶　福島建設業許可サポートプロ.com

▶　福島ドローン飛行許可サポートプロ.com

相談を検討された背景について教えてください。どのようなお悩みや課題がありましたか？

業務の属人化の解消と、入力業務の軽減が最初の目的でした。

事務所を承継した当初、ほぼ引継ぎゼロの状態で経営のノウハウも全くなく、手探りでがむしゃらに依頼があった仕事に取り組むという状況でした。

さらに、2018年に親族が経営している会社の事業承継があり、最終的に私がそちらの社長業も引き受けたんですが、そちらも業務が完全に属人化していて、統制がとれていなかったんです。

この2社の経営を考えていかなくてはいけない中で、他の従業員がどういう風に業務をやっているのかということが見えていない状況はよくないということになったんですね。

また、以前使用していた会計ソフトでは、データの連携ができず、情報を2度打ち、3度打ちする業務が発生していました。

顧客管理との連携がスムーズではないということがわかってきて、すでに導入を進めていたSalesforceと連携できるfreee会計を導入しようということでご相談する流れになりました。

会計業務はなくてはならないものなんですけれども、直接的にお金を生む業務ではないので、できるだけ簡素化して、空いたリソースを本業に使って利益をあげたいと考えていたので、『業務効率化』を進めたいという点も目的としてありました。

会計業務や労務業務で大変だった点は？

会計入力でいうと、やはり仕訳業務に一番手間がかかっていた印象です。

専任のスタッフが一人で作業を進めていましたが、通帳の取引の入力、消込処理はほとんど手入力で作業をやってもらっていました。

労務は、４～５年前まで紙で管理をしており、タイムカードや手書きの残業申請から給与計算は自分がやっていたので、毎月本当に嫌でした（笑）。

間違えられないものでもあるので、負担は大きかったですね。

勤怠システムを導入して手計算は解消したんですが、今度は会計ソフトが紐づけられない状況だったのでそれも今回freee会計に連携することができてよかったです。

依頼の決め手はどういった点でしたか？

初回相談時の担当者の方の対応がとてもよかったのと、画面を実際見せてもらいながらどのように業務効率化が実現していくのか、また、レポート機能で数値をどのように把握していくのかを具体的にイメージできたことがよかったですね。

機能説明についてぬかりなく丁寧にしていただけたので、本当に良かったです。

リアルタイムで数値が外出先でもすぐ把握できるということが魅力でした。何か気になる点がでてきたときにすぐにスマホやタブレットで確認できてその場で不安が解消できるのはありがたかったですね。

稼働から約半年ですが、業務について感じている変化はありますか？

今まで一人経理専任でやってもらっていたんですが、作業時間が短縮されたことで、毎月所内で数値のチェックをする際に必要な結果が出るまでの時間が短くなったと感じています。

前月の結果が見られるまでに3日ほどになりました。

会計入力処理の短縮についてについては、毎日３時間、月換算で６０時間程度かかっていたところ、新システム導入後は、月４０時間程度に削減しました。

一番楽になった点はどこですか？

クラウド会計のシステムについては、銀行・クレジットカードの取引が自動連携されて自動入力されることが一番大きいのではないかと思います。

請求を行うために、既存システム(Salesforce)からfreee会計へも連携ができているので、そのあたりもいいですね。

労務については、給与明細を発行しなくてよくなったことと、あとは給与計算が自動でできるようになったので、その業務量も大分減ったと思います。

Excelで有休管理もしていたところがなくなったので楽になりました。最初の設定は必要でしたが、そのあとはスムーズに進められています。

また、お互いの事業所が福岡（エスアンドシー）と福島（近藤事務所様）で、福島では対面がまだ根強く、WEB面談が浸透していないのですが、全ての打ち合わせがWEB面談で完結したことで、打ち合わせの手間と移動が省けたことは、精神的にも肉体的にも助かりました。

クラウド会計導入をお考えの経営者様に一言メッセージをお願いします。

デジタル化が当たり前になってきていますし、総務・会計・労務というルーティン業務に人を割くという発想がなくなってきたと感じています。

徹底して自動化、作業の効率化を図ることで、余ったリソースを自分がやりたい事業に使うことができるのではないかと思います。

同業の行政書士のほかの先生にお話しすると、大変だろうとはおっしゃいます。
システムに落とし込むのは確かに難しかったとは思いますが、やった価値は出ていると思いますね。

残業時間は格段に減りました。

以前は属人化していたせいで業務負担に偏りが出て、残業時間が社員によって差がありましたが、今はそれがなくなりました。ベテランの人は、10時間もないくらいです。

残業を減らしたい方や、総務・労務のコストを減らしたい方にはとてもお勧めだと思います。